Erfahrungen von der VELOBerlin als Aussteller (inkl. Checkliste)

Wir waren am 14. und 15. April 2018 auf der VELOBerlin – einer großen Publikums-Fahrradmesse, die 2018 zum ersten Mal in den Hangars des ehemaligen Flughafens Berlin-Tempelhof stattfand. Wo früher Rosinenbomber parkten, präsentierten über 300 Aussteller ihre Produkte. Ein Großteil bestand aus Fahrrädern, eBikes und Lastenrädern, die gleich zur Probefahrt auf einem großen Testgelände ausgeliehen werden konnten. Auch wir von ZIMMER waren mit einem kleinen Stand mit unseren Fahrradtaschen dabei.

Unser Stand war 2 x 3 m groß, also recht klein. Für uns war der Platz allerdings ideal, da wir gar nicht so viele Produkte hatten, die wir präsentieren konnten. Als junges Unternehmen konnten wir in der Kategorie “VELOArt”, unter die auch Startups und Handmade fällt, für 40 EUR je Quadratmeter einen Stand buchen. Die Mitarbeiter der VELOBerlin sind sehr nett und bemüht, dass jeder mit seinem Standort zufrieden ist. In der Standgebühr inbegriffen sind bei einer Standgröße bis 20 m² drei Ausstellerausweise. Das hat bei uns genau gereicht. Für uns war die VELOBerlin 2018 die erste Messe, die wir als Aussteller besuchten. Daher waren wir entsprechend gespannt, wie die zwei Tage ablaufen würden. Zwischen Hello Fresh und dem Tourismusverein Weiße Flotte gestalteten wir unseren kleinen Stand. Was bei der Messe aus unserer Sicht zu beachten ist und wie die Messe für uns verlaufen ist, das möchten wir hier gerne erzählen.

Planung des Messestandes und Aufbau

Wir hatten uns vorher mit unseren Standnachbarn abgesprochen, wie deren Stände aussehen würden. Das half uns etwas bei der Planung unseres eigenen Standes. Wichtig war uns, dass wir einen Paravent hatten, an den wir Infos, Fotos und unser Logo anbringen konnten. Ansonsten hatten wir zwei Rollwägen dabei, die wir sonst in unserem Laden stehen haben. Darauf platzierten wir unsere Taschen. Dann hatten wir noch einen hüfthohes Metallregal dabei, das als Tresen diente und hinter dem man sich auch einmal setzen konnte. Außerdem hatten wir noch einen Aufsteller mit ZIMMER-Logo dabei, das wir so stellen konnten, dass es auch von etwas weiter weg gesehen wurde. Der Aufbau des Standes kann am Donnerstag und Freitag, sowie Samstag vor Messebeginn erfolgen. Wir waren ziemlich froh, dass wir nicht so viele Dinge zu transportieren hatten. Das machte den Aufbau einfacher. Trotzdem mussten wir uns einen Lieferwagen ausleihen und durften mit der von den Messeveranstaltern erhalten Genehmigung und der Übergabe der Kaution zum Entladen auf den Parkplatz fahren. Rund um das Messegelände herrschte am Tag vor der Messe ein reges Treiben. Wir hatten etwas Probleme, den Standort unseres Messestandes zu finden. Es ist also ratsam, einen Lageplan mitzubringen und sich seine Standnummer zu markieren. Aber vor Ort sind auch immer Messemitarbeiter im Messebüro, die man fragen kann. Wir konnten uns am Tag vor der Messeeröffnung gar nicht vorstellen, dass alles rechtzeitig fertig werden sollte. Aber bei den meisten Ausstellern hat es geklappt.

To Do vor der Messe

Stand buchen auf https://veloberlin.com/ (auch an Strom, W-Lan und Ausstellerausweise denken)
Logo an VELOBerlin schicken: Man wird dann auf der Website mit seiner Marke verlinkt
Mit Standnachbarn absprechen
Infomaterial drucken, beispielsweise Postkarten, Broschüren etc. (sehr wichtig!)
Visitenkarten drucken
Logos, Fotos und Standgestaltung überlegen und erstellen
Wenn möglich: Stand zur Probe im Büro oder Laden aufbauen und schauen, wie er aussieht.
Wechselgeld organisieren Bezahlsystem für Verkäufe überlegen: Wir nutzen iZettle zum Verkauf unserer Taschen. Auf der VELOBerlin schickten wir die Rechnung an Kunden per E-Mail, da wir keinen Drucker vor Ort hatten
Quittungsblock für den Fall mitnehmen, dass das Bezahlsystem ausfällt
Powerbanks zum Aufladen der Handys mitnehmen
Klebeband, Schere, Schnur und weiteres Befestigungsmaterial organisieren Sitzmöglichkeit bedenken und mehr (je nach Stand-Größe)

fahrradtasche-rucksack-kombi-am-fahrrad-schwarz-500

Die Messetage

Die Messetage beginnen für die Aussteller natürlich früher als für die Besucher. Man sollte etwas Zeit einplanen, um auf das Gelände zu kommen. Am besten ist es, man kommt mit dem Fahrrad. Wenn das nicht geht, dann sollte man etwas Zeit für den Weg von der U-Bahn einplanen (ca. 15 Minuten). Denkt unbedingt an die Ausstellerausweise und bunten Aussteller-Armbändchen – sonst kommt ihr nicht auf das Messegelände. Wir hatten vor der Messe etwas Sorge, dass wir unsere Taschen nicht am Stand lassen können. Aber da die Messehallen durch Sicherheitspersonal bewacht werden, war es möglich, die Ausstellungsware am Stand zu lassen. Wir deckten nachts alles mit einer Decke ab und haben damit gute Erfahrung gemacht. Wertsachen sollte man trotzdem mit nach Hause nehmen. Während der Messe waren wir ganz schön beschäftigt. Wir haben mit sehr vielen Besuchern gesprochen. Viele Leute hörten zum ersten Mal von ZIMMER, einige kamen aber auch gezielt mit Fragen (in unserem Fall haben wir zum Beispiel oft gehört: “Gibt es die Fahrradtasche auch als Fahrradtasche-Rucksack-Kombi?”). Viele wollten uns und die Taschen einmal in echt sehen und kannten uns bisher nur von der Webseite. Viel direkt verkauft haben wir nicht, aber wir haben sehr viele Infomaterialien verteilt. Es war sehr wichtig, die Besucher aktiv anzusprechen. Viele informieren sich auf der Messe über neue Produkte. Wenige kaufen direkt vor Ort. Man muss also unbedingt genug Flyer dabei haben und diese auch verteilen. Neben den netten Kontakten mit den Besuchern haben wir einige andere kleine Marken kennengelernt und auch viele Bekannte wiedergesehen. Wichtig zu wissen ist, dass das Publikum sehr, sehr bunt gemischt ist. Von Familien, über Rentner, bis hin zu jungen BMX-Fahrern ist alles vertreten. Viele nutzen die Messe, um sich über neue Produkte zu informieren. Aber wenige kaufen vor Ort Produkte – insbesondere, wenn diese nicht nur ein paar Euro kosten. Man sollte die VELOBerlin als Chance nutzen, seine Marke bekannter zu machen. Aber nicht erwarten, dass man viel verkauft.

Abbau

Man kann seinen Messestand entweder direkt am Sonntag oder am Montag abbauen. Fast alle Aussteller nutzten den Sonntag zu Abbau. Vor allem diejenigen, die nicht aus Berlin kamen. Wir haben unseren Stand allerdings erst am Montag abgebaut. Und wir sind auch ziemlich froh darüber, da es am Sonntag einen riesigen Stau vor den Messehallen gab. Da wir den Stand am Montag abgebaut haben, hat alles sehr reibungslos geklappt. Wer sonntags abbaut, sollte sehr früh dran sein oder besser noch: versuchen, alles auf Lastenrädern unterzubringen, um dem Stau zu entgehen!

Fazit

Die VELOBerlin war 2018 unsere erste Messeerfahrung überhaupt. Dementsprechend gespannt waren wir, was uns erwartet. Wir haben mit sehr vielen Menschen gesprochen. Wir haben allerdings auf der Messe direkt nicht viel verkauft. Es ist wichtig, die VELOBerlin als Möglichkeit zu sehen, seine Marke bekannter zu machen. Deshalb gehört es unbedingt dazu, aktiv viele Flyer, Postkarten oder Broschüren zu verteilen. Wir haben nach der VELOBerlin einige Taschen in unserem Laden und über die Website verkauft von denen wir wissen, dass die Kunden uns auf der VELO kennengelernt haben. Deshalb und aufgrund der schönen Gespräche, die wir geführt haben, hat sich die Messe für uns gelohnt.

Update: Erfahrungen von der VELOBerlin 2019

Auch 2019 waren wir wieder auf der VELOBerlin. Dieses Mal waren wir mit der Planung etwas früher dran und konnten daher auch einen Platz in einem für uns deutlich besser passenden Teil erhalten. Wir fragten nach einem Eckstand und hatten somit an zwei Seiten Ausstellungsfläche. Das war super. Wir waren umringt von vielen anderen Taschenmarken, kleinen Fahrradmanufakturen und Fahrrad-Accessoires. Dort haben wir uns sehr wohl gefühlt und haben spannende Kontakte geknüpft. Wir haben wieder sehr viele Broschüren und Postkarten an Interessierte verteilt. Durch unseren neuen Standort hatten wir auch passendere Kundenkontakte als 2018. Wo wir 2018 zwischen Touristenvereinen und Radreiseorganisationen standen, waren wir dieses Jahr mehr im “Mode-Bereich”. Viele Besucher kamen gezielt in diesen Bereich und das hat für uns deutlich besser gepasst. Wir haben sogar einige unserer Kunden mit unseren Taschen getroffen! Das war großartig! Dieses Jahr haben wir auch das Rahmenprogramm etwas aktiver erleben können. Ulrike war beispielsweise bei einem Vernetzungstreffen von Frauen im Fahrradbereich dabei. Und wir hatten etwas mehr Zeit, uns die anderen Stände anzuschauen und Kontakte zu knüpfen.

Quelle 2. Bild: Stefan Haehnel